Kebijakan Mutu Universitas Al Azhar Medan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Al Azhar dirancang dan dipersiapkan sesuai dengan situasi, kondisi dan kebutuhan Universitas Al Azhar pada saat ini maupun pada masa yang akan datang. Kebutuhan Universitas Al Azhar senantiasa beranjak dari kebutuhan internal dan eksternal/masyarakat. Tahap persiapan dan perancangan Universitas Al Azhar, terlebih dahulu dikemukakan beberapa hal yang berupa kebijakan dan garis besar kebijakan Universitas Al Azhar. Kebijakan SPMI tersebut mencakup beberapa aspek:

1. Pernyataan Kebijakan

Untuk mencapai Visi, Misi dan Tujuan Universitas Al Azhar secara efektif, efisien dan akuntabel, setiap unsur di Universitas Al Azhar melaksanakan Tridarma Perguruan Tinggi Universitas Al Azhar untuk memenuhi dan melampaui standar yang telah ditetapkan dan pelaksanaannya sesuai dengan manual maupun prosedur yang berlaku di Universitas Al Azhar.

2. Motto : “Berakhlak Mulia, Cerdas dan Unggul”

3. Pelaksanaan SPMI

Pelaksanaan SPMI  Universitas Al Azhar mengawal mutu bidang akademik dan nonakademik. Kebijakan mutu bidang akademik mencakup kurikulum, proses pembelajaran, evaluasi pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Kebijakan mutu nonakademik mencakup layanan administrasi dan keuangan, sarana dan prasarana, dan sistem informasi. Pada tahap awal kendali mutu dilakukan oleh Gugus Jaminan Mutu (GJM) dan Unit Kendali Mutu (UKM) dengan mendata dokumen manual mutu setiap program studi, fakultas, biro, lembaga dan UPT.  Fokus utama yang dikawal yaitu mutu setiap kegiatan Tridharma PT di tingkat program studi. Audit internal meliputi kelengkapan panduan, formulir kendali mutu. Selanjutnya dilakukan audit internal bidang akademik dan nonakademik yang mencakup administrasi dan keuangan.

4. Tujuan Kebijakan SPMI

Kebijakan SPMI Universitas Al Azhar ini disusun bertujuan untuk dijadikan sebagai:

1. Pedoman dasar yang berisi arahan dalam penetapan semua standar, manual dan Prosedur yang berlaku di Universitas Al Azhar.
2. Media komunikasi bagi semua multistakeholder Universitas Al Azhar tentang SPMI Yang berlaku
3. Bukti tertulis bahwa Universitas Al Azhar telah memiliki dan mengimplementasikan SPMI dalam rangka peningkatan mutu yang terus menerus.
4. Menentukan kebijakan jaminan mutu
5. Menentukan tujuan jaminan mutu strategis
6. Menyusun rencana jaminan mutu strategis
7. Menyusun pedoman pelaksanaan rencana jaminan mutu strategis
8. Menyusun pedoman anggaran pelaksanaan jaminan mutu
9. Menyusun alat alat dan pedoman evaluasi untuk peningkatan mutu.

 Strategi yang dilakukan Universitas Al Azhar dalam melaksanakan SPMI adalah:

1. Melibatkan secara aktif semua sivitas akademika, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan hingga tahap evaluasi dan tahap pengembangan SPMI.
2. Melibatkan organisasi profesi, alumni, dunia usaha dan pemerintahan sebagai pengguna lulusan, khususnya pada tahap penetapan standar SPMI.
3. Melakukan pelatihan secara terstruktur dan terencana bagi para dosen dan staf administrasi tentang SPMI, dan secara khusus juga melakukan pelatihan untuk menjadi auditor internal.
4. Melakukan sosialisasi tentang fungsi dan tujuan SPMI kepada para pemangku kepentingan secara periodik.

Prinsip-prinsip yang dianut Universitas Al Azhar dalam implementasi SPMI adalah sebagai berikut :

1. Pelaksanaan penjaminan mutu memperhatikan budaya organisasi Universitas Al Azhar yang tercermin dalam motto “ Berakhlak Mulia, Cerdas dan Unggul”
2. Penjaminan mutu dilakukan dengan membangun sistem yang menjamin bahwa seluruh proses penyelenggaraan pendidikan diletakkan dalam kerangka mencapai visi dan misi Universitas Al Azhar.
3. Penjaminan mutu Universitas Al Azhar meliputi bidang akademik dan non-akademik
4. Setiap kebijakan / keputusan yang diambil didasarkan pada data dan fakta. Karena begitu pentingnya data dan fakta, maka fasilitas dan infrastruktur untuk mendukung pengumpulan data dikembangkan secara serius.
5. Penjaminan mutu dirancang agar proses penyelenggaraan pendidikan menghasilkan output yang dapat memenuhi harapan stakeholder
6. Keberhasilan penerapan sistem penjaminan mutu sangat bergantung pada aspek kepemimpinan yang meliputi komitmen dan konsistensi segenap pimpinan dan manajemen Universitas Al Azhar dalam meningkatkan mutu.
7. Pencapaian standar mutu adalah tugas setiap unit di Universitas Al Azhar sehingga setiap anggota unit menjalankan tugasnya sesuai dengan fungsinya dan memenuhi mutu yang distandarkan, maka penjaminan mutu terpenuhi.

Manajemen SPMI Universitas Al Azhar Medan memiliki siklus Perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pengembangan SPMI di Universitas Al Azhar mengikuti prinsip manajemen kendali mutu model PPEPP (Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi Standar, Pengendalian Standar, Peningkatan Standar. Pada tahap “Penetapan Standar”, Universitas Al Azhar melakukan persiapan dengan merancang dan menetapkan berbagai dokumen yang terdiri atas Kebijakan Mutu (Sistem Penjaminan Mutu Internal), Manual Mutu, Standar Mutu Manual Prosedur/SOP beserta formulir yang menjadi dasar dan pedoman  pelaksanaan penjaminan mutu.

Pada tahap “Pelaksanaan Standar”, setiap unit, mulai dari universitas, fakultas, prodi, biro, lembaga dan Unit Pelaksana Teknis melaksanakan tugas, fungsi serta kebijakan mutu yang ditujukan untuk memenuhi standar yang telah ditetapkan. Pada tahap “Evaluasi Standar”, setiap anggota organisasi dalam melaksanakan tugasnya, pada periode tertentu harus melakukan evaluasi diri dan dilakukan audit mutu internal untuk mengetahui kesesuaian hasil kerjanya dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Apabila hasil kerja sesuai dan memenuhi standar yang telah ditetapkan, proses selanjutnya, standar tersebut ditingkatkan mutunya. Apabila hasil kerjanya tidak memenuhi, tidak sesuai atau menyimpang dengan standar yang telah ditetapkan maka harus dilakukan “Pengendalian Standar” berupa tindakan koreksi maupun perbaikan terhadap hasil kerja agar standar yang telah ditetapkan dapat dicapai.

Pengendalian pelaksanaan standar dimaksudkan untuk dapat memenuhi standar. Setelah standar yang ditetapkan dapat terpenuhi melalui pengendalian standar,  selanjutnya dilakukan “Peningkatan Standar”.  Peningkatan ini dapat dilakukan melalui  pemanfaatan hasil capaian dan berdasarkan kebutuhan untuk peningkatan mutu melalui penyusunan dan penetapan standar yang lebih tinggi. Proses ini akan berlangsung terus menerus menuju peningkatan mutu secara berkelanjutan (continual quality improvement).

Untuk Kelembagaan SPMI di Universitas Al Azhar Medan, dapat dijelaskan sebagai berikut:

A. Tingkat Universitas

Penjaminan mutu pada tingkat universitas dilaksanakan oleh Senat Universitas, Pimpinan Universitas dan Satuan Penjamin Mutu (SPM) Universitas.  Satuan Penjamin Mutu (SPM) Universitas dipimpin oleh ketua yang bertindak sebagai perwakilan manajemen dalam penerapan SPMI di lingkungan Satuan Penjamin Mutu (SPM) Universitas. Tugas SPM adalah:

• Merencanakan, dan merancang model SPMI yang akan diterapkan di Satuan Penjamin Mutu (SPM) Universitas
• Menyiapkan dan menyusun perangkat/dokumen mutu yang diperlukan dalam pelaksanaan penjaminan mutu.
• Mengawal pelaksanaan SPMI pada setiap bagian dalam lingkungan Satuan Penjamin Mutu (SPM) Universitas.
• Melakukan monitoring pelaksanaan sistem penjaminan mutu melalui pengukuran pencapaian sasaran mutu dan rencana mutu serta evaluasi diri tiap unit.
• Melakukan pengukuran kepuasan stakeholders.
• Melakukan audit mutu internal terhadap pelaksanaan SPMI oleh tiap unit.
• Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen sebagai forum evaluasi dan tindak lanjut hasil audit terhadap pelaksanaan sistem penjaminan mutu.
• Melakukan pelatihan, workshop, konsultasi, kerja sama, studi banding bidang penjaminan mutu.
• Menjalin kerjasama dengan berbagai pihak dalam bidang penjaminan mutu.
• Melaporkan secara periodik kepada Rektor tentang hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu.

B. Tingkat Fakultas

Penjaminan mutu akademik di tingkat fakultas dilakukan oleh Senat Fakultas, Dekan, Wakil Dekan Bidang Akademik dan Gugus Jaminan Mutu (GJM)  Fakultas. Organisasi penjaminan mutu akademik pada Satuan Penjamin Mutu (SPM) Universitas disesuaikan dengan format organisasi penjaminan mutu fakultas, Dekan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat fakultas. Dalam  melaksanakan penjaminan mutu, Dekan membentuk Gugus Jaminan Mutu (GJM) Fakultas sekaligus susunan personilnya. Dalam melaksanakan tugasnya GJM Fakultas dibantu oleh Unit Kendali Mutu (UKM) pada tiap Program Studi.

Tugas Gugus Jaminan Mutu Fakultas adalah:

• Menjabarkan Standar Akademik Satuan Penjamin Mutu (SPM) Universitas ke dalam Standar Akademik Fakultas.
• Menjabarkan Manual Mutu Universitas ke dalam dokumen Mutu Fakultas.
• Sosialisasi sistem penjaminan mutu ke semua sivitas akademika di fakultas yang bersangkutan.
• Membahas dan menindaklanjuti laporan dari UKM Program Studi.
• Mengkoordinasi penyusunan evaluasi diri program studi.
• Mengkoordinasi perbaikan proses belajar mengajar.
• Mengirim hasil evaluasi diri program studi ke SPM Universitas.
• Membantu senat fakultas merumuskan kebijakan dan standar akademik fakultas.
• Dalam melaksanakan tugasnya GJM Fakultas melakukan konsultasi dan koordinasi dengan SPM Universitas dan UKM Program Studi.

C. Tingkat Program Studi

Unit Kendali Mutu (UKM) merupakan Organisasi pengendalian mutu akademik di tingkat prodi yang  berada di bawah koordinasi Ketua Program Studi. Unit Kendali Mutu (UKM) dibentuk untuk membantu  Program Studi  dalam melaksanakan pengendalian mutu di tingkat Program Studi. Ketua UKM bertanggung jawab atas tersusunnya:

• Spesifikasi Program Studi (SP)
• Kompetensi Lulusan (KL)
• Prosedur Mutu (PM) dan
• Instruksi Kerja (IK)

Dalam  melaksanakan pengendalian mutu, Ketua Program Studi bersama UKM pada tingkat tersebut bertanggung jawab atas:

• Pelaksanaan pembelajaran yang sesuai dengan SP, KL, PM, IK.
• Evaluasi pelaksanaan
• Evaluasi hasil
• Tindakan perbaikan proses pembelajaran.
• Penyempurnaan SP, KL, PM, dan IK secara berkelanjutan.
• Melakukan evaluasi proses pembelajaran setiap semester.
• Menyusun laporan hasil evaluasi proses pembelajaran.
• Hasil evaluasi proses pembelajaran dilaporkan kepada dekan.

Manual mutu adalah dokumentasi tertulis berisi petunjuk praktis mengenai cara,  langkah atau prosedur tentang bagaimana Standar Dikti suatu Universitas Al Azhar ditetapkan, dilaksanakan, dievaluasi pelaksanaannya, dikendalikan pelaksanaannya, ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan dengan konsep PPEPP setiap Standar Dikti dan standar turunan yang dibuat oleh Universitas Al Azhar yang  akan menghasilkan kaizen atau continuous quality improvement (CQI) sehingga tercipta Budaya Mutu.

Pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk melaksanakan pada kebijakan semua aras dalam Universitas Al Azhar telah ditetapkan dimana untuk tingkat Universitas adalah Satuan Penjaminan Mutu, di tingkat Fakultas adalah Gugus Jaminan Mutu dan di prodi adalah Unit Kendali mutu sesuai dengan gambar 1. yaitu

Keberadaan manual mutu yang ada di Universitas Al Azhar berfungsi untuk

1. Panduan bagi para fungsionaris dan atau SPM, GJM dan UKM  maupun dosen serta non dosen,  dalam melaksanakan SPMI  sesuai dengan wewenang dan tugas masing – masing untuk mewujudkan budaya mutu .
2. Petunjuk bagaimana pernyataan mutu dan kebijakan mutu Universitas Al Azhar  yang  ditetapkan yang mengacu kepada Visi dan Misi Universitas Al-Azhar, dalam berbagai standar mutu dapat dicapai dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan yaitu : a. Pernyataan Mutu : Melahirkan lulusan yang berkompeten dan memiliki keunggulan di bidang sains dan teknologi serta daya saing global yang berjiwa kewirausahaan berbasis nilai-nilai Ke-Islaman. b. Kebijakan Mutu : Rektor, Dosen dan karyawan Universitas Al-Azhar bertekad menghasilkan lulusan yang mampu mencapai standar mutu dan memenuhi harapan serta kebutuhan kepuasan stakeholder melalui :

1. Pengembangan dan penerapan sistem penjaminan mutu internal perguruan tinggi.
2. Peningkatan kompetensi sumber daya manusia di bidang akademik, manajemen, dan kewirausahaan.
3. Peningkatan kinerja melalui pencapaian sasaran mutu yang ditetapkan

Kebijakan Mutu SPMI